Țineți cont de eroarea de planificare și nu vă supraestimați capacitățile prea optimist.
Dacă vreodată nu ai reușit să te pregătești la timp sau să termini o treabă în termenul prestabilit, este foarte posibil să fi căzut pradă erorii de planificare. Facem această greșeală, chiar știind că în trecut o astfel de treabă a durat mai mult timp. Totul pentru că ne evaluăm prea optimist capacitățile și subestimăm probabilitatea unor circumstanțe neprevăzute.
Când ne propunem să facem ceva, avem tendința să fim prea încrezători în abilitățile noastre și să ignorăm posibilele obstacole. Acest fenomen se numește eroare de planificare și este o formă de gândire distorsionată. De multe ori, nu ținem cont de experiențele anterioare care ne arată că lucrurile pot dura mai mult decât ne așteptăm. Ne imaginăm că totul va merge conform planului, fără să luăm în calcul factori externi care pot interveni.
De exemplu, dacă vrem să construim o casă, presupunem că totul va decurge fără probleme: materialele vor fi livrate la timp, muncitorii vor fi disponibili, vremea va fi favorabilă. Dar realitatea este că există întotdeauna riscul ca ceva să nu funcționeze așa cum ne dorim sau cum trebuie. Dacă suntem conștienți de această tendință de a supraestima capacitățile noastre, putem evita frustrările și dezamăgirile care pot apărea.
1. Focalizează-te pe ceea ce este important, nu doar pe ceea ce este urgent
Lucrurile importante rar sunt și urgente iar cele urgente rar sunt importante.
Multe lucruri care par urgente îți pot distrage atenția de la ceea ce este cu adevărat important pentru tine. Studiile arată că o întrerupere îți poate afecta capacitatea de concentrare timp de 23 de minute, ceea ce îți scade productivitatea. De aceea, este esențial să știi să diferențiezi între sarcini urgente și importante, pentru a-ți atinge succesul.
Sarcinile importante sunt cele care îți aduc beneficii pe termen lung și care contribuie la realizarea proiectelor tale majore. Sarcinile urgente sunt cele care necesită o reacție imediată, dar care nu au o valoare mare. De exemplu, apeluri telefonice, întâlniri, emailuri. Adesea, ne lăsăm pradă acestor sarcini urgente și le neglijăm pe cele importante, pentru că ne oferă o senzația de productivitate, dar nu ne ajută să ne îndeplinim obiectivele principale.
Încearcă să limitezi timpul pe care îl petreci cu sarcinile urgente și nesemnificative, cum ar fi verificarea poștei și să te concentrezi pe cele importante.
2. Împarte sarcinile mari în pași mici
Când ai de făcut un proiect mare, este posibil să te simți copleșit de complexitatea lui. Pentru a evita acest sentiment, este bine să împarți sarcina în pași mici și să creezi un plan de acțiune detaliat. Apoi, stabilește termene limită pentru fiecare pas. Alocă-ți jumătate de oră sau o oră pentru a finaliza un pas. Dacă sarcina este prea mare și o oră nu este suficientă, împărțiți-o în pași mai mici.
Aceste termene limită te vor motiva să găsești cel mai eficient mod de lucru, pentru a nu pierde timpul. Când termini un pas, evaluează rezultatele tale. Poate există pași care nu pot fi accelerați, dar și pași care pot fi optimizați și mai mult. Reflectează și ajustează-ți planul în funcție de programul pe care-l ai.
3. Aplicați tehnica „Pomodoro”
Analizați cât timp vă ia pentru a efectua anumite sarcini. Acest lucru vă va ajuta să aveți o imagine realistă și să depășiți optimismul excesiv la planificare.
O modalitate eficientă de a vă gestiona timpul este să folosiți tehnica „Pomodoro”, care constă în a împărți munca în intervale scurte și concentrate, urmate de pauze. Această metodă vă permite să vă monitorizați productivitatea și să vă estimați mai bine durata sarcinilor. Pentru a aplica această metodă, aveți nevoie doar de un cronometru, care vă va semnaliza sfârșitul fiecărui interval.
Principiul este simplu: lucrați intens timp de 20, 30 sau 40 de minute, fără a vă lăsa distras de nimic, apoi luați o pauză de 5 sau 10 minute. Repetați acest ciclu de patru ori, apoi luați o pauză mai lungă, de 15 sau 30 de minute. Astfel, veți reuși să vă îndepliniți sarcinile mai ușor și mai rapid, fără a vă epuiza.
4. Evitați persoanele care vă consumă timpul
Un alt aspect important al gestionării timpului este să vă protejați spațiul de lucru și să nu lăsați pe nimeni să vă întrerupă sau să vă solicite atenția. Învățați să spuneți „nu” când nu aveți timp sau când nu sunteți interesat de o activitate. Astfel, veți putea să vă concentrați pe propriile obiective și proiecte, fără a fi influențat de prioritățile altora.
Nu uitați că spunând „da” celorlalți, uneori vă spuneți „nu” vouă înșivă.Paulo Coelho
Nu vă lăsați prins în capcana obligațiilor și a favorurilor care nu v-au fost cerute. Este dificil să refuzați, dar este necesar pentru propria voastră eficiență și echilibru emoțional.
De multe ori, ne simțim copleșiți de sarcini pentru că nu le planificăm corect. Dar dacă suntem atenți la timpul nostru și la modul în care îl folosim, putem evita această situație. De aceea, nu vă bazați pe impresii subiective despre cât timp durează ceva. Măsurați și comparați. Amintiți-vă cât de mult s-au potrivit planurile voastre cu situația reală data trecută:
Ce a funcționat bine și ce nu?
Ce puteți face altfel data viitoare?
Urmăriți-vă evoluția și luați decizii bazate pe date concrete.