În ziua de azi, suntem asaltați de informații, solicitări și termene care ne pun presiune să fim mereu conectați, rapizi și eficienți. Dar oare această viteză ne ajută să fim mai productivi sau ne epuizează resursele fizice și mentale?
A lucra rapid nu înseamnă neapărat a lucra bine.
Atunci când folosim metodele obișnuite de „productivitate rapidă”, avem impresia că reușim să facem tot ce ne stă în putință. Dar dacă fiecare zi de lucru pare a fi un sprint, cum ne refacem energia pentru maratonul pe care de obicei îl reprezintă cariera? Dacă te simți mereu obosit, poate că este timpul să-ți reevaluezi obiceiurile de lucru pentru a-ți construi rezistența necesară pentru dezvoltarea profesională. Și una dintre cele mai bune modalități de a face acest lucru este să treci de la productivitatea obișnuită la cea „lentă”.
Ce este productivitatea lentă?
Productivitatea lentă este o filozofie de lucru care se bazează pe calitate, nu pe cantitate. Ea presupune să ne concentrăm pe ceea ce este cu adevărat important și să eliminăm distragerile și activitățile inutile care ne consumă timpul și energia. Productivitatea lentă nu înseamnă să fim leneși sau să amânăm lucrurile, ci să le facem cu atenție, rigoare și creativitate.
Ritmul de viață activ modern ne epuizează și ne determină să căutăm modalități de a echilibra munca cu viața personală. Vrem ca cariera noastră să nu devină o sursă infinită de stres și să nu ne solicite o productivitate epuizantă.
Dar dacă reducem pur și simplu săptămâna de lucru, asta nu va ajuta să facem față oboselii excesive. Potrivit lui Cal Newport (el a inventat termenul de productivitate „lentă”), problema nu constă în - câte ore suntem rugați să lucrăm, ci în volumul de muncă atribuit în orice moment. Dacă scurtăm ziua de lucru, dar menținem volumul de muncă, vom avea și mai mult stres, pentru că va trebui să lucrăm în intervale de timp mai strânse.
Prin urmare, Newport propune o altă abordare - să lucrăm puțin mai încet și asupra unui număr mai mic de sarcini simultan, astfel încât să ne bucurăm mai mult de procesul în sine. Astfel, productivitatea „lentă” ne permite să reevaluăm eficiența, punând accentul pe calitatea rezultatelor, nu pe cantitatea lor.
Cum se diferențiază productivitatea „lentă” de cea obișnuită
În cartea sa „Gândire rapidă, gândire lentă”, psihologul Daniel Kahneman descrie două sisteme care determină modul în care gândim și, implicit, rezultatele pe care le obținem.
„Sistemul 1” reprezintă reacții rapide, intuitive, emoționale. Noi îl folosim atunci când luăm decizii bazate pe senzații și „vocea interioară”.
„Sistemul 2” reprezintă gândirea lentă, conștientă, logică, necesară pentru analiza strategică.
Când avem de-a face cu o listă lungă de sarcini și un termen limită strict, există tentația de a apela la „Sistemul 1”. Începem să ducem la îndeplinire sarcinile cu viteză maximă, adesea în detrimentul calității și preciziei muncii, a altor persoane sau chiar a fericirii noastre. Aceasta este productivitatea „rapidă”.
Productivitatea lentă ne ajută să evităm o greșeală comună, care se bazează pe ideea că dacă menținem un nivel ideal de productivitate, adică lucrăm suficient de repede sau de intens, vom avea timp pentru noi și pentru activitățile care ne plac. Făcând cantitatea necesară de muncă, parcă ne „asigurăm” cu timpul liber pe care-l merităm.
Mulți transformă chiar îndeplinirea sarcinilor într-o competiție, încercând să depășească propriile recorduri de productivitate. Dar acesta este un drum direct către epuizare. Fericirea nu trebuie câștigată, ea trebuie trăită. Cercetările arată că avem mult mai multe șanse de a atinge succesul dacă ne bucurăm de momentul prezent.
Scopul principal al productivității „lente” este să mențină volumul de muncă la un nivel optim. Adesea avem senzația că, dacă vom începe să facem mai puțin, atât noi cât și compania în care lucrăm vom suferi, deoarece va deveni mai puțin competitivă. În realitate, cu cât este mai mare volumul de muncă, cu atât mai mult stres resimt angajații, iar calitatea muncii începe să „scârțâie” serios, în timp ce timpul disponibil pentru a o realiza scade.
Newport consideră că, dacă începem să lucrăm mai consecvent, să ne concentrăm atenția asupra unui număr redus de sarcini simultan și să renunțăm să ne asumăm noi angajamente până nu terminăm pe cele existente, atunci viteza de lucru, dimpotrivă, va crește.
Pentru manageri, cel mai dificil aspect al implementării productivității „lente” va fi distribuirea sarcinilor. De multe ori, atunci când un manager are o idee, apelează imediat la un anumit angajat sau îi trimite un e-mail, explică ce trebuie făcut și se întoarce la propriile sale activități. În cazul productivității „lente”, va trebui să se gândească la un sistem eficient care să ajute la stabilirea priorităților pentru o nouă sarcină și să o transmită angajatului doar atunci când acesta este liber. Da, este dificil și necesită mult efort și timp, dar munca ușoară rareori este cu adevărat eficientă.
Cum să aplici productivitatea „lentă” ?
1. Schimbarea perspectivei
Pentru început, este necesar să revizuiți modul în care vă raportați la productivitate. Acest lucru poate fi realizat prin intermediul unor astfel de întrebări:
În ce atmosferă lucrez cel mai bine?
Ce practici mă ajută să mențin productivitatea?
Ce presupune munca mea - viteză sau atenție la detalii?
Răspunsurile vă vor ajuta să înțelegeți cum să utilizați productivitatea „lentă” în îndeplinirea sarcinilor de lucru.
2. Schimbarea atenției
Lent, nu înseamnă să vă deconectați complet de la lumea exterioară. Trebuie să acordați conștiinței dumneavoastră spațiu pentru generarea de idei și conexiuni noi. De exemplu, faceți o plimbare, dar mai încet decât de obicei. Citiți o carte, dar permiteți-vă să vă opriți la anumite cuvinte și gânduri.
Învățați să utilizați diferite tipuri de atenție și încercați să faceți trecerea de la o concentrare maximă la o stare conștientă mai relaxată, care să vă permită să recuperați energia și să gândiți creativ.
3. Extinderea termenelor limită
Una dintre principalele probleme ale productivității obișnuite este abundența termenelor limită care se succed rapid. Acest lucru exercită o presiune inutilă și afectează negativ calitatea muncii.
Dacă este posibil, încercați să stabiliți termene limită din timp și să alocați mai rațional perioadele scurte de timp. Gândiți-vă în avans cum veți gestiona stresul și cum veți delega sarcini atunci când apar probleme ce necesită rezolvare urgentă.
4. Stabilirea priorităților
Productivitatea „lentă” se bazează pe abilitatea de a amâna sarcinile neimportante și de a vă concentra asupra celor importante în prezent. Dacă în sistemul de lucru o sarcină de cinci minute are aceeași importanță ca un proiect mare, ceva nu este în regulă.
Încercați să evaluați realist lista de activități și să nu acordați importanță excesivă sarcinilor inutile. Atunci când totul trebuie făcut urgent, înțelesul termenului „urgent” se estompează, iar voi vă supraîncărcați cu sarcini minore.
5. Automatizarea proceselor
Priviți la productivitatea „lentă” nu ca la o oportunitate de a lucra mai puțin, ci ca pe o strategie pentru a munci mai eficient. O modalitate de a vă îmbunătăți eficiența la locul de muncă este să utilizați instrumente care vă pot ajuta să automatizați procesele repetitive. De exemplu, puteți folosi software-uri dedicate pentru a vă simplifica sarcinile sau puteți crea formule personalizate în Excel pentru a vă accelera calculele. Astfel, veți economisi timp și veți reduce riscul de erori.
S-ar putea să vă gândiți: „Sună frumos, dar nu am timp să mă relaxez”. Este fals. Nu vă puteți permite să nu vă relaxați. Statisticile arată că, la nivel global, 42% dintre lucrătorii de birou suferă de epuizare profesională (burnout). Productivitatea „rapidă” nu doar scade calitatea muncii, dar afectează sănătatea fizică și psihică.